電球くん自動登録ルールを使いこなすかどうかで経理の正確性・効率性が大きく変わります！
自動登録ルールとは
「自動で経理」で取引を登録する際、あらかじめ「こういう内容の明細は、このような取引を登録する」というルールを作成すると、取引登録を自動化できます。または、登録はしないけれども、入力内容を推測させることができます。
freeeヘルプセンター
この自動登録（または自動推測）に伴うルールを、freeeでは「自動登録ルール」と呼んでいます。
自動登録ルールを設定することで、ルールを設定した取引の勘定科目やタグを推測したり登録したりすることができます。
自動登録ルールの設定方法
自動で経理から自動登録ルールをまとめることがで来ます。
の基本については過去に書いた記事で解説していますので、そちらでご確認下さい！
自動登録ルールの活用方法
基本中の基本ですが、弊社では全てのお客様が振込手数料について自動登録ルールの設定をしています。
自動登録ルールは推定だけでなく自動で登録することもできるので、振込手数料については今後一度も手動で取引登録する必要がなくなる自動で登録のルール設定を行います。
- 取引内容：完全一致
- 取引を登録する
- 勘定科目：支払手数料
- 品目：振込手数料
※完全一致ではなく部分一致でも大丈夫ですが、手数料については間違いなく毎回同じなので完全一致に設定しています。
自動登録ルールを活用するためのステップ
自動登録ルールに「合致」か、freee独自の基準により「推測」のどちらか確認します。
「自動登録ルールに合致」と表示されている取引と、「freee独自の基準により推測」と表示されている取引とでは行う行動が変わってきます。
- 「自動登録ルールに合致」と表示されている取引→「推測」ではなく「登録」にルール変更する
- 「freee独自の基準により推測」と表示されている→自動登録ルールを設定する
「自動登録ルールに合致」と表示されている取引の処理方法。
「取引を推測する」を、「取引を登録する」に変更する。
そうすることで、自動登録ルールの設定対象の取引を今までは登録ボタンを押して登録していましたが、登録ボタンを押さずに自動で取引が登録されるようになります。
「freee独自の基準により推測」と表示されている取引の処理方法。
この場合、freee独自の基準により推測の場合自動登録ルールが設定されていないです。
なので、自動登録ルールを設定し取引登録の効率化を行います。
ここで「推測」か「登録」かどちらを選択するか迷う人がいると思いますが、今後も同じ様な取引が多い場合「登録」で設定することをオススメします。
「登録」じゃ不安な場合などは「推測」を選択し、「推測」で表示される勘定科目・タグに問題がなければ「登録」に設定を行いましょう。
「推測」と「登録」について解説
最終的に「登録」に設定を変更することを目的に自動登録ルールは作りましょう。
「推測」でも十分業務効率化に役に立ちますが、取引を登録する際に人の手を介することになるので、最終的には人の手を介さない取引の登録方法である「登録」を選択することがオススメです。
取引の推測
freeeで取引を入力する際に自分で勘定科目を選択するのが面倒だと感じたことはありませんか。
そんな時に活躍するのが取引の推測機能で、自動登録ルールを事前に設定することで勘定科目やタグの推測、テンプレートの推測まで行うことができます。
推測とは、自動で経理の画面上で勘定科目やタグを自動で表示する機能です。
取引の登録
freeeで取引を入力すること自体が手間だと感じたことはないでしょうか。
自動登録ルールで推測ではなく登録と設定していると、ルールに合致する取引について自動で取引が登録されます。
自動で登録されるので、ルールが間違っていなければ今後一生取引が正しく登録されることになります。
ルールが間違っている場合、今後一生間違った取引が登録されることになります。。。。
なので自動登録ルールは定期的に確認することをオススメします！
経理を効率的に行う一工夫
会計を効率的に行うために大切なことがあります！
それは源流から整えることです。
源流から整えるとは、支払方法の検討や、使うアプリケーションの選択など会計を行う前段階のことです。
一番簡単で効果があるのは、現金取引を限りなく少なくし、クレジットカードやデビットカードでの支払を多くすることです。こうすれば、クレカやデビットカードをfreee会計に連携しておけば自動で取引が同期され、それに自動登録ルールを適用し自動で登録設定を行い、自分で一切取引の登録などしなくても会計が出来上がっていきます。
現金取引があれば、それは手動で登録処理するしかなく、人が手動で仕訳を行う必要がございます。
人の手を可能な限り介さない仕組みを作り、連携・同期・ルールによる仕組化を行うと経理を効率的に行うことができます。
最後に
自動登録ルールを使いこなせるかどうかで業務効率化を行うことができるかどうかが決まります！
ただルールを設定すればいい訳ではなく、ルールの定期的なメンテナンスが必要になります。
よく分からないルールが多く存在する場合、そのルールを全部削除し、新たに自動登録ルールを設定することが大切です。
自動登録ルールのメンテナンス方法については別の記事で解説しますのでお楽しみに！
なんでもそうですが、継続が大切です！
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